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当前位置: 研究生培养

关于硕士学位档案立卷归档工作的规范

发布人员:admin 发布日期:2011-09-30

一、       立卷归档原则
实行“研究生自行立卷归档”原则,即由各专业硕士毕业生自己整理本人硕士学位档案立卷材料,交学院统一集中于6月底前转交校档案馆归档,由校档案馆负责装订。
二、       卷内文件材料排列顺序
1.  研究生成绩单;
2.  硕士毕业论文答辩申请书;
3.  硕士学位申请情况表;
4.  硕士学位(毕业)论文同行评阅意见书;
5.  硕士学位论文答辩评分、表决票;
6.  研究生论文答辩情况和学位授予决议书;
7.  研究生培养计划;
8.  开题报告;
9.  科研设计书;
10.             硕士(毕业)论文;
11.             科研记录薄。
三、       卷内文件材料的编号要求
1. 有号码机则用号码机编号,所编号码不超过三位数(如001、002、003、类推);若没有号码机则用黑色水笔编号,不得使用圆珠笔编号。
2. 在每份材料的右下角空白处编上页号,对反面有字的材料应在其左下角空白处编号,若反面没有字就不编号。
3. 第一页的《卷内目录》不需编号。
4. 最后一页的《备考表》不需要编号。
5. 《备考表》填写要求:①在“立卷人”栏内填写研究生姓名;②在“检查人”栏内填写学院研究生工作秘书或班主任姓名;③在“日期”栏内填写具体时间。)
四、       《卷内目录》打印要求  (见标准格式的样表)
五、       注意事项
1.  第1行的《题名》栏中必须打印“研究生所在学院的名称”,如纺织服装学院……等,同时要写明该研究生的名字和年级。
2.  第8~11行的“责任者”栏均应打印研究生姓名,其余栏目统一打印“南通大学”。
3.  《题目》栏的文字排版统一居左,不要居中。
4.  《日期》栏统一打印“2010 . 5 . 5”,不得写2010年5月5日或2010 – 5 - 5。
5.  《页次》栏统一打印“起止号”,即:1-5,6-10,11-33….,若遇只有一页纸就写34-34,35-35….,切忌只写34,35,….。
6.  《卷内目录》标准的横格为15行,如遇所打的内容不满15行或只有12行的,其余3行空格请不要擅自删除,如有删除者属不标准的《卷内目录》,需返工。
7.  若因专业不同遇有归档内容与所列标准的《卷内目录》中条目不同时,应根据具体情况增加或减少条目,但格式要求不变。
8.  去除回形针及易生锈金属物。
 
附件1:卷内目录格式表
附件2:案卷备考表
附件3:申请硕士学位材料归档要求一览表
 
 
二○一○年五月三十一日
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件1                
     
序号
 
 
                
1
 
南通大学
纺织服装学院二O O七级纺织工程硕士张三学习成绩表
2010.6.15
1-1
2
 
南通大学
硕士毕业论文答辩申请书
2010.6.15
2-2
3
 
南通大学
硕士学位申请书
2010.6.15
3-11
4
 
南通大学
硕士学位(毕业)论文同行评阅意见书
2010.6.15
12-19
5
 
南通大学
硕士学位论文答辩评分、表决票
2010.6.15
20-24
6
 
南通大学
研究生论文答辩情况和学位授予决议书
2010.6.15
25-25
7
 
南通大学
研究生培养计划
2010.6.15
26-40
8
 
张  三
开题报告
2010.6.15
41-45
9
 
张  三
科研设计书
2010.6.15
46-52
10
 
张  三
论文打印件
2010.6.15
53-56
11
 
张  三
科研原始记录本
2010.6.15
57-100
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件二
       
 
 

本卷情况说明:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
_____________________________________________________________________
人:
人:
立卷日期:      年   月   日
 
附件3:        南通大学纺织服装学院
研究生申请硕士学位材料归档要求一览表
序号
材料名称
份数
上交部门
归档单位
收档单位
材 料 要 求
1
硕士学位研究生成绩单
1
培养单位
培养单位
校档案馆
原件
2
硕士学位答辩申请书
1
研究生本人
培养单位
校档案馆
(网上填写打印签字)
3
硕士学位申请书
1
研究生本人
培养单位
原件
4
硕士学位论文同行评阅意见书
1
培养单位
培养单位
校档案馆
原件
5
答辩评分、表决票
1
培养单位
培养单位
校档案馆
原件并加盖印鉴
6
学位论文
1
研究生本人
培养单位
校档案馆
线装,存校档案馆,(均含学生、导师签字扫描授权书、答辩日期、学号;中英文摘要等)
7
答辩情况和学位授予决议书
1
培养单位
培养单位
校档案馆
附加盖公章、答辩记录
1
学位办(附在申请书后)
学位办
个人人事档案
8
授予学历硕士人员登记表
1
学位办
学位办
学位办
原件
9
学位论文、中英文摘光盘
1
研究生本人
培养单位
研究生部
含学术诚信声明、授权声明扫描电子文档
10
发表文章
1
研究生本人
培养单位
培养单位
代表作的复印件(带原件核查)
11
答辩费用表
1
培养单位
培养单位
财务处(报销凭证)
原件
12
授予学位通知书
1
学位办
学位办
个人人事档案
学位办打印加盖校章
13
研究生培养计划
1
研究生本人
培养单位
校档案馆
原件
14
科研设计书
1
研究生本人
培养单位
校档案馆
原件
15
科研记录簿
1
研究生本人
培养单位
校档案馆
原件